Contratação de fretes: as mudanças ocorrem, e os acertos entre as partes também

Nos últimos anos têm sido tantos os avanços tecnológicos e a busca pela otimização logística que, inevitavelmente, mudanças ocorreram e continuarão acontecendo na contratação de fretes. como Também os “acertos” no relacionamento entre embarcadores e operadores logísticos e transportadoras.

A medida que os recursos computacionais e de comunicação estão cada vez mais eficientes e baratos, com disponibilidade quase imediata, são desenvolvidas formas alternativas de contratação de fretes. Uma dessas formas são os sites de leilão reverso, nos quais os embarcadores ofertam suas cargas, os transportadores fazem os lances e ganha quem oferecer o menor preço. “Esta prática gera, inicialmente, uma redução do valor do frete, mas pode ter impacto na segurança e na qualidade dos serviços”, pondera Renato Ballaben, diretor de Negócios da Trust Consultores & Associados (Fone: 11 3055.1711), referindo-se às mudança na forma de se contratar fretes nos últimos anos, por conta dos avanços tecnológicos e da busca por otimização logística.

Ele revela, ainda, que algumas empresas estão se mobilizando no sentido de adotar ferramentas tecnológicas já existentes no mercado, que possibilitem executar um planejamento logístico mais eficiente dos recursos físicos disponíveis, promovendo uma maior sinergia das operações, acarretando ganhos de produtividade e redução dos gastos com transportes.

Segundo Ricardo Gorodovits, diretor da GKO Informática (Fone: 21 2533.3503), muitas foram as mudanças no relacionamento entre os embarcadores e os prestadores de serviços de transporte nos últimos anos. Uma delas foi a maior formalização do relacionamento por meio de contratos, estabelecendo regras claras, objetivos e níveis de serviço. “Por incrível que possa parecer, apesar das características da prestação de serviços de transporte e de sua importância para embarcadores e transportadoras, boa parte das empresas ainda persiste em manter como único elemento formal do seu relacionamento as tabelas de frete, evidentemente insuficientes para evitar os conflitos potenciais que a falta de regras acaba por trazer cedo ou tarde”, destaca.

Outras mudanças lembradas por Gorodovits são: a ampliação da atuação de operadores logísticos como concentradores dos serviços de transporte ou administradores do mesmo; a ampliação das alternativas para a contratação, utilizando-se um maior número de grandezas como base de cálculo, buscando aproximar o esforço efetivo do transporte a sua modelagem de custos e cobranças; nos setores mais sensíveis aos preços, a forte busca de redução de valores; naqueles mais sensíveis à qualidade dos serviços, a implementação de modelos rigorosos de SLA, inclusive com a existência de regras de incentivo e punição financeiras; dentre outras.

Na visão do diretor da GKO, a tecnologia serviu como alavanca e como meio para viabilizar estas mudanças, permitindo melhor aproveitamento e colaboração nas malhas logísticas, aspecto no qual, entretanto, muito ainda virá a ser feito nos próximos anos. “Três aspectos particularmente importantes na contratação de fretes e que muito impactaram as mudanças realizadas foram as alterações de ordem fiscal, em particular no que tange à cobrança do ICMS no transporte, a absorção do conceito de gestão de riscos e a tendência de absorção de seguros pelos embarcadores com maior poder de barganha nesses valores”, acrescenta.

Para Daniel Lima, coordenador de TI e TMS da S&A Sistemas (Fone: 31 4501.0000), o processo de contratação de fretes se tornou algo mais dinâmico e corriqueiro. Na opinião dele, novos cenários, como a melhoria na elaboração de rotas, conjugação de vários modais de transporte e antecipação da carga de retorno estão contribuindo para uma diminuição significativa no valor e na forma de se contratar fretes.

Enquanto isso, Claudinéa Albertim, líder do Segmento de Logística da Imagem Geosistemas (Fone: 12 3946.8972), comenta que, hoje, a otimização de frotas/frete permite que a frota seja utilizada na sua capacidade, diminuindo os custos.

Por sua vez, Sérgio Grisa, da Totvs (Fone: 0800 7098100), explica que as alterações na demanda por serviços ampliaram a capacidade dos setores rodoviário e ferroviário e provocaram um aumento significativo nos fretes. Para ele, isso, aliado a preços recordes dos combustíveis, mudam o cenário do setor. “Considerando que por volta de 85% dos custos em logística não são controláveis, como o combustível e a mão-de-obra, fica muito difícil repassar o valor para os clientes. Como resultado disso, o modelo tradicional de negociação com base em preços entre embarcadores e transportadoras não é mais suficiente”, afirma, acrescentando que o aumento de fretes e a falta de capacidade têm tirado o sono dos executivos, porque está cada vez mais desafiador atender às exigências de entregas dentro do prazo e com qualidade.

Grisa acredita que a nova realidade motiva estes empresários a refinarem suas práticas de gerenciamento do transporte, incluindo novos modelos de contratação e de relacionamento. Além disso, os embarcadores de ponta criam programas de colaboração para obtenção do controle de fretes e capacidades. “Para isso fazem uso intenso da tecnologia da informação e outras, como o uso de tecnologia em veículos adaptados, rastreamento, agilização de carga e descarga, processos e documentos”, complementa.

Contratação
Com relação à questão sobre como a contratação de operadores logísticos como transportadora única afeta a gestão e os resultados para o embarcador primário (o dono da carga), Ballaben, da Trust, conta que a decisão da contratação de operadores logísticos por parte das empresas via de regra está baseada em uma projeção de redução dos custos logísticos, incluindo os de transporte, além da oferta dos serviços de informação, com o uso de alta tecnologia, que possibilitarão o aumento da agilidade e da eficiência.

Ao contratar o operador logístico – de acordo com Ballaben –, a empresa passa a ter uma gestão única e centralizada dos transportes, mas deixa de ter uma ingerência direta nos processos, ficando dependente da eficiência e qualidade dos serviços do operador. “Fatores como sazonalidade de mercado, risco no transporte e sinergia da operação, entre outros, são fundamentais na opção por um operador logístico, e em alguns casos levam às empresas a desenvolverem seus próprios mecanismos de gestão, criando internamente ‘centrais de tráfego’”, comenta.

Enquanto isso, Grisa, da Totvs, destaca que a contratação de um operador logístico que suporte os principais serviços é uma tarefa complicada e repleta de armadilhas, se não for conduzida com os cuidados que merece. De acordo com ele, na contratação têm que ficar muito claro quais os tipos de serviço que o embarcador espera receber. “O fluxo da informação e a disponibilidade da mesma são fatores críticos de sucesso e vêm em primeiro lugar”, alerta.

Para ele, o operador logístico como transportadora é um processo interessante para o dono da carga, mas ainda está em discussão. “Atualmente, a maioria das empresas (embarcadores) ainda prefere contratar separadamente, dando ênfase à contratação do operacional. A contratação de um operador logístico como transportadora sugere uma terceirização global da logística ou operadora logística consolidada. Os embarcadores preferem a terceirização parcial e ainda não aceitam a idéia de transferir a gestão para uma empresa especializada em logística e transporte. Eles optam pela operação, e não pelo planejamento e gestão, daí a opção, ainda, pelas transportadoras”, explica.

Segundo Grisa, isso acontece porque se encontra maior flexibilidade e tolerância por parte das transportadoras, que têm mais foco no cliente e maior agilidade na resolução dos problemas. “Na relação com a transportadora ocorre um desequilíbrio de forças a favor do embarcador, fato improvável ao lidar com grandes operadores consolidados”, assegura, criticando quem enxerga o operador logístico como um atravessador. “Esquecem que ao optarem por um operador consolidado podem focar no core business, ter uma redução considerada de custos, menos investimentos em ativos, acesso a tecnologia de ponta, maior visibilidade da cadeia de suprimentos, acesso às melhores práticas operacionais do mercado e aumento da eficiência operacional. O embarcador, num cenário como esse, passa a ganhar um patamar a mais no modelo de gestão, integra num mesmo contrato os serviços de operador logístico e de transportador”, argumenta.

Já Ferreira, da S&A, diz que a gestão do relacionamento com os transportadores tem impacto decisivo na qualidade dos serviços oferecidos e nos preços cobrados. “Para uma empresa se sustentar no mercado, as excelências nos serviços e custos mais baixos são fundamentais”, opina. Ele conta que são inúmeras as decisões relacionadas à gestão de terceiros que influenciam nestes parâmetros. “Um processo criterioso, definido, estruturado e alinhado com os processos e com a cultura da empresa constitui um recurso valioso para a escolha da transportadora, conferindo maior performance aos serviços”, garante.

Para Godorovits, da GKO, há, de certa forma, um paradoxo nesta questão de contratação de operadores logísticos. “Por um lado, a contratação do operador logístico como único responsável pela totalidade da carga de um embarcador dá a este maior capacidade de gestão, porque precisa monitorar de fato apenas uma transportadora. Por outro lado, como em geral, o operador logístico não executa de fato todo o transporte, subcontratando-o em parte ou no todo. Nesse caso, pode haver perdas financeiras, tributárias e operacionais”, comenta.

Ele acredita que para o sucesso do modelo de contratação há dois aspectos relevantes: o primeiro é a capacidade do embarcador em contratar o operador a partir do pleno conhecimento de sua própria operação, podendo definir, por isso, demandas ótimas, tanto sob a ótica financeira quanto operacional, além de demandar que o operador ofereça a transparência necessária à preservação da visibilidade da operação pelo embarcador. “O segundo é a capacidade do operador logístico de oferecer um serviço diferenciado, aproveitando seu foco para construir as parcerias imprescindíveis com as transportadoras que permitam obter delas o resultado máximo em todos os aspectos, reduzindo custos gerais para o embarcador, mesmo preservando as margens de seus parceiros e as suas próprias”, acrescenta.

No entanto, Godorovits diz que raramente esses dois itens têm sido alcançados, fazendo com que este modelo seja adotado com maior freqüência pelo embarcador que deseja se livrar de um problema na administração de fretes. “O mercado indica, porém, a mudança da realidade acima como algo a ser alcançado num futuro não tão distante, com avanços significativos na qualidade dos serviços logísticos e de sua monitoração”, salienta.

A internet e a contratação de fretes

Alguns portais que surgiram para fomentar e agilizar a contratação de fretes não deram certo. Como está a situação deste modelo atualmente?
O diretor da GKO diz que o entusiasmo que gerou diversos “portais verticais” de transporte alguns anos atrás – a maioria nasceu antes do “estouro da bolha” das empresas de internet e morreu pouco depois disso – foi substituído pelo pragmatismo que reduziu aquelas experiências a pouco mais que serviços de informação, e não mais ambientes de negócio. “O que vemos neste segmento, hoje, é a existência (e contínua ampliação) de portais proprietários, seja dos embarcadores, seja das transportadoras, com pouco cruzamento de dados para ampliar a comunidade usuária, que poderia abranger segmentos de mercado com seus diversos players, entre embarcadores, transportadores e clientes”, explica.

Gorodovits conta que alguns desses portais preservaram a idéia de busca de preços via web, especialmente quando os serviços de transporte são mais simples e quando ampliar a base comparativa de preços é um bom mecanismo para reluzi-los. “Os erros cometidos pelos idealizadores dos portais de transporte ainda não foram totalmente digeridos, estando pendente a criação de um novo modelo que permita o ressurgimento do conceito”, afirma.

Lima, da S&A, por sua vez, diz que os portais para fomentar e agilizar a contratação de fretes com certeza não obtiveram um grande sucesso, mas que ainda há algumas empresas que preferem usar esse tipo de acesso para contratação de fretes, ao contrário de muitas outras que estão usando suas equipes de TI para desenvolverem seus próprios portais. “Assim, o custo fica mais baixo, pois usam mão-de-obra da própria empresa e não precisam pagar por acesso, o que é de costume no mercado”, esclarece.

Na opinião de Grisa, da Totvs, os portais para contratação de fretes com capacidade para integração com os dados mercantis do embarcador terão maior sucesso, já que a tecnologia baseada em internet com conectividade em tempo real possibilita isso. Para ele, os portais devem levar em conta o segmento e seus dados, a fim de fornecer apoio ao processo de contratação. “O modelo ainda terá que amadurecer, considerando que, no momento, preço não é o maior foco da relação”, condiciona.

Complementando a visão de Grisa, Ballaben, da Trust, comenta que no sentido de se tornarem ferramentas mais atrativas e eficientes para seus usuários, os portais passam por um processo de incorporação de novas funcionalidades visando criar comunidades de transportes.

Ele diz que estas funcionalidades estão voltadas, principalmente, para a comunicação interativa ou para a interoperabilidade entre os agentes do mercado de transporte, destacando-se, também, outros serviços, como oportunidades de negócios, troca eletrônica de arquivos (EDI), boletins eletrônicos e cálculo do custo operacional do transporte. “A utilização da internet como meio de comunicação de larga escala vem se consolidando cada vez mais, promovendo uma maior sinergia entre os processos logísticos, desde o momento da contratação, passando pelo acompanhamento em tempo real das etapas do transporte, possibilitando o incremento nos níveis de serviço”, garante.

Nota fiscal eletrônica

No que diz respeito aos impactos da nota fiscal eletrônica e do conhecimento eletrônico na contratação de fretes, Lima, da S&A, diz que ocorre o inverso do processo que envolve os portais, pois as empresas precisam de uma TI especializada no segmento de nota fiscal e conhecimento eletrônico. “É aí que entram as empresas focadas em logística, para desenvolver este software. No primeiro momento impacta em aumento dos custos dos fretes, pois são repassados os gastos do desenvolvimento do software. Em contrapartida, em algum tempo – dois a três anos – o impacto será positivo, pois o investimento aos poucos vai sendo diluído e acontecerá até mesmo a diminuição dos custos relacionados com frete”, detalha.

Para Claudinéa, da Geosistemas, a nota fiscal eletrônica diminuirá os erros humanos nas operações. “São impactos positivos, ajudam e melhoram o processo, aumentando a eficiência operacional. Levam ambos a entender que a Tecnologia da Informação deve fazer parte de premissas e não representa mais de um diferencial a favor do contratado”, acrescenta Grisa, da Totvs. “A agilidade torna-se real, uma vez que não teremos espera nas docas por conta da emissão da tradicional nota fiscal, nem conhecimento em papel. O resultado final também reflete no processo de pagamento. Mais flexibilidade e prontidão nesta função são relevantes e merecem cuidados especiais por conta do dono da carga”, completa.

Ballaben, da Trust, diz que o primeiro impacto que deve ser observado na implementação destes novos formatos de documentos é decorrente do estabelecimento de uma padronização, que facilitará os processos administrativos de embarcadores e transportadores. “À medida que se estabelece um padrão único e que estes documentos passam por um processo de validação e certificação, há um incremento na qualidade da informação e uma redução nas inconsistências, agilizando as etapas de liberação do transporte, processamento dos documentos e pagamento dos serviços prestados”, explica.

Por fim, Godorovits, da GKO, acredita que o impacto destes fatores, por enquanto, não será tão grande quanto poderia. No entanto, ele aponta que a digitalização dos documentos legais constitui um estímulo e um primeiro passo imprescindível para a mudança de processos e do trânsito de papéis, que em um país como o nosso prejudicam muito a agilidade no trato das informações. “Neste momento, o maior beneficiário da nota fiscal eletrônica é sem dúvida alguma o governo, e após o mesmo, a área fiscal das empresas. A área de logística, entretanto, será beneficiada pela disponibilidade das informações de forma mais ampla, à medida que a solução se tornar corriqueira e que o foco inicial (atender à demanda do fisco) seja atendido”, prevê,